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経理業務に必要な「まとめてやる」コツとは?

経理業務効率化の大切なポイントには、

「まとめてやる」ことが挙げられると思います。

日々の業務で、1つにあるいは1回にまとめることで

業務がもっとラクになるのに…と思うことはありませんか?

今回は、そんな経理業務における「まとめる」ポイントをご紹介します。

小口経費は、1カ月分をまとめて計上しよう。

経費精算が1カ月でまとまったら、会計処理もまとめて行うと効果が倍に。

たとえば、小口現金で交通費を精算する場合、個別に現金出納帳に記帳されますが、

月に1度の精算になれば、下記の事例のとおり1カ月の間に使った交通費を

まとめて1仕訳で経理処理することができるのです。

言い換えれば、これまで何枚も書いていた伝票が1枚で済むということ。

したがって、経費計上の仕訳数が大幅に削減され、

毎日必要だった経費精算業務が、月に数時間で終わるようになるでしょう。

小口現金で精算の場合

まとめて精算するから、まとめて経理できる。

まとめて経理処理することにより作業効率をアップさせることが

できますが、それは、以下のことを実行してこそ効果が期待できます。

①キャッシュレスになってこそ可能

最も重要なポイントは、キャッシュレス化。

現金の出し入れがなくなると、その管理と現金出納帳を

日々記帳する必要がなくなります。そして、振込扱いとすることで、

預金通帳に取引が記録されるようになり、

あとでまとめて経理処理することが可能になります。

②ルール違反に注意

小口現金で経費精算をしておいて、月末に現金出納帳を科目毎に集計する。

そして、経費科目を月の合計額で会計ソフトに入力する。このやり方は要注意。

毎日の現金出納帳の現金残高と総勘定元帳の日々の現金残高が一致しなくなるからです。

何より、厳密にはこうした扱いは会計上のルール違反。

日々の財産(現金残高)の状態を正しく表していないので、

青色申告の要件を満たしていないことになってしまいます。

【小口経理精算業務の合理化へのステップ】

小口経理精算業務の合理化へのステップ

支払日は、月に1回にまとめる。

商売がうまくいっている会社は、何事も自分でコントロールしています。

支払いを行う際にも、自分の取引条件をこちらから必ず提示して主導権を握ります。

①支払いを月1回にする

大部分の会社は、相手の支払条件に合わせて支払いを行っています。

取引先の支払条件はさまざまあり、これら全てに対応していると、

毎月5日、10日、15日、といわゆる「ゴトウ日」がすべて支払日になってしまう。

支払い業務は、資金繰りの確認や、決裁者への申請や承認など、手間がかかるのも事実。

そこで、会社の支払日を月に1回に決めてしまいましょう。

仕入先や外注先に対しては、原則としてこちらに決定権があるので、

交渉の余地は大きいといえます。

②入金のあとに支払う

支払日を決めるうえでの重要なポイントは、

「入金の後に支払う」という商売の鉄則を守ること。

こうすれば資金繰りにおける心配が確実に少なくなります。

つまり、支払いは月に1回に、さらに入金日の後に設定する。

売掛金の回収が翌月末であれば、買掛金の支払いは翌々月の10日から15日にします。

新規の取引先に対しては、取引前に会社の支払条件を必ず説明しておきます。

既存の取引業者に対しても、いつから支払条件が変わるということを事前に通知して、

一斉に変更します。会社の支払日を決めることにより、

資金繰りが改善できて経理業務も合理化できるのです。

会計処理は、毎月3つのことだけやればいい。

毎月やる会計処理は、基本的に3つだけ。

①入出金の記録

入金のほとんどは売上代金の回収なので、

通帳に印字された振込先と金額を見れば簡単に処理できます。

支払いについては、振込明細と請求書を見て処理。

支払日を決めて、その1日分の振込明細を見ればその月の

すべての支払いがわかります。

②売上・仕入の計上

現金取引以外では、毎月の売上と仕入を月末に締めて計上。

基本的には請求書を見ながら計上することになりますので、

経理としては関連部門にできるだけ早く請求書を回してもらえるように

協力を要請しておきます。

③手形管理

手形決済の会社にとっては、振り出した手形の期日と金額の管理は慎重に。

受け取った手形についても割引いたのか、裏書したのかを記録しておきます。

今回のまとめ

■精算をまとめる。

①キャッシュレスになってこそ可能

②ルール違反に注意

■支払いを月1回にまとめる。

①支払いを月1回にする

②入金のあとに支払う

■会計処理を3つにまとめる。

①入出金の記録

②売上・仕入の計上

③手形管理

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