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移動コストを見直して、さらなる経費削減を実現!

一般的に営業の際の移動手段は車であり、ガソリン代や高速料金などの

「移動コスト」が発生します。これらは、社員数が多いほど、

また、活動範囲が広いほど膨大なものとなり、

コスト高に頭を悩ませている経営者の方も多いのではないでしょうか。

また、社員の「移動コスト」というカテゴリーには、

毎日の通勤交通費や、出張時の交通費・宿泊費なども含まれます。

今回は、これらのコストをどう削減するのかをご紹介します。

ガソリン代・高速料金を節減する。

(1)ガソリン代

社用車を保有している会社にとって、車を走らせるための燃料費は

削減のしようがない経費として見逃してはいないでしょうか。

ガソリン代については、大きく2つのコスト削減策があります。

1つは、「各月一括払い契約」による単価の割引(1リットル当たり1円~5円)です。

この契約を結ぶと、毎月の請求書に車両ごとの給油量が記載されますので、

社用車の利用状況管理に役立ち、さらに、社員の立替の必要がなくなり、

精算手続きや領収書の整理などの事務処理の軽減にもつながります。

ただし、これは営業所単位で交渉をするので、契約営業所以外で給油すると

恩恵を受けることができないという弱みもあります。

もう1つは、ガソリン元売り各社が発行する「クレジットカード」の利用です。

利用額に応じてガソリン代がキャッシュバックされる割引制度があり、

1リットル当たり15円~45円という大きな削減が見込めます。

(2)高速料金

高速料金は、ETC(Electronic Toll Collection System)の導入によって

割引料金で利用することができます。車載器の取り付けとセットアップのための

初期投資は必要ですが、ランニングコストと支払方法を含めた利便性を考えると、

導入するメリットは大きいといえるでしょう。

さらに、カードごとの通行日、区間、利用回数、利用料金などの通行明細が

発行されるので、きめ細かい車両管理が可能となります。

また、社用で高速道路を利用する際に重要なことは、走行距離に制限を設けることです。

たとえば、「会社から50㎞以上離れた地域に移動する場合のみ、

高速道路の利用を許可する」などのルールを作り、近距離での濫用を防ぐ手法です。

ただし、ルール作りは、費用対効果を考慮しながら慎重に進めるべきです。

通勤交通費を見直す。

経費削減に取り組む中で、なかなかチェックしづらい項目として、

社員の通勤交通費が挙げられます。この経費は、チェックを怠るとみるみるうちに

膨らむ傾向があるので、社内では「通勤手当支給規定」などの厳格なルールを定め、

全社員に公平に支給されるものにしなくてはなりません。

出張旅費規定を整備する。

出張は、会社組織にはつきものです。この出張時に発生するコストは、

「交通費」「宿泊費」「滞在地の諸雑費」の3つがほとんどをしめます。

これらのコストは、大目に見ていると膨らむ一方です。

その一番の原因は、出張諸費に関する規程がないことではないでしょうか。

規程として明示されていないことが、

出張先での費用を膨らませている元凶となってしまいます。

今回のまとめ

■通勤交通費のチェックポイント

次に掲げるポイントを押さえているか、支給規定の内容を見直してみてください。

ポイント① 最短・最安経路で計算されているか

ポイント② 通勤費の上限は定めているか

ポイント③ 定期券の現物支給の場合、6カ月定期を購入しているか

 

■出張旅費規定を作成する3つの柱 

(1)宿泊料

宿泊料の支払方法は、「定額での支給」と「実費での精算」とがあります。

多くの中小企業では実費での精算を採用していますが、

これを定額に変えるだけでも効果があります。金額が決まっていれば、

その金額以下になるように社員は努力するからです。

旅行代理店のパック料金や、ネット予約での割引が行われていますから、

割安情報を社内で共有しながらコスト削減に取り組むとよいでしょう。

(2)交通費

交通機関を利用する際のランクを決めることが重要です。

飛行機や電車に限らず、出張先のレンタカーにもランクを設定し、

基準を定めておかないと、当事者が経費のことを考えずに

交通費は増加してしまいます。ただし、会社の規模や業界によっては、

役位に応じた利用交通機関を定めることも必要でしょう。

(3)出張の定義

距離と時間で明確な基準を定めるのが望ましいといえます。

出張の定義を明確にしておけば、不正の防止にも役立ちますし、

公平性を維持することにもなります。

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