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印刷コスト削減のために、見直すべきポイントとは?

オフィスで経常的に発生する経費として

大きなウェイトを占める「印刷コスト・消耗品コスト」。

消耗品に関しては、最近ではインターネット販売や通信販売の普及により、

多くの会社が経費節減に積極的に取り組んでいる姿が見受けられますが、

印刷方法に関しては旧来のままで、本格的なコスト削減に手をつけていないことが

多いというのが実態のようです。

そこで、今回は「オフィス内の印刷」に焦点を絞って、削減策を示していきます。

印刷機器を見直す。

たとえば、コピー機をリースで使用している場合、「カウンター料金」というものが

設定されていて、1回コピー・FAX・スキャンするごとにこの料金が発生します。

ところが、レーザープリンタでの出力ならカウンター料金は発生しません。

このカウンター料金は、普通モノクロ機で1枚(A4)当たり5~8円くらい、

カラー機では1枚当たり30円~60円にもなります。

しかし、レーザープリンタで出力すれば、1枚当たりの経費はモノクロで3円くらい。

つまり、具体的な削減金額は、コピー機のカウンター料金を1枚7円とすると、

月2,000枚印刷したときの差額は4円(7円-3円)×2,000枚=8,000円にもなります。

年間にすれば、なんと96,000円のコスト削減に。

また、レーザープリンタもコピー機と同じくらいの速さで出力できるので、

時間のロスが発生する心配もありません。

■複合機から専用機に。

最近は、小規模のオフィスでも、コピー・FAX・プリンタが一体となった

複合機を使用しているケースが目立ちます。

複合機と専用機のコストを比較してみると、コスト削減ができることがわかります。

複合機の使用法を見直して、コスト削減を図ることも検討すべきです。

トナーの使用法を見直す。

ランニングコストの中でも大きなウェイトを占めるトナー代。

しかし、トナーにも2つのコスト削減策があります。

一つはまとめ買いによるコスト削減。

通常、トナーは1本単位で購入することが多いのですが、

2本、6本セットで購入すると価格が安くなります。

もう一つは、リサイクルトナーの活用によるコスト削減。

最近ではリサイクルトナーの不良率は3%くらいで、

ISO9001(品質基準)やISO14001(環境基準)を取得している工場もあります。

機械自体の保証期間が終了したら、

リサイクルトナーを使うことでコスト削減を図ることができます。

ペーパーレスで、出力すべき書類を見直す。

現在、事務機器メーカーがこぞって

「ペーパーレスシステム」の提案を行っています。

そのアイデアの中心は、サーバー上にビジネス文書を蓄積し、

実際に紙に出力する作業を省くというもの。

FAXもサーバー上で処理し、紙に出力しなくて済む方法があります。

パソコンで作成した文書も、社内向けならば出力せずに、サーバー上に保管します。

社外に配布するなど、本当に必要なものだけを出力するのです。

 

みなさんの会社で支払っているコピーのカウンター料金も、

一度確認されてみてはいかがでしょうか。

そして、その料金のうち、本当に出力しなければいけないものが

どれだけあるか試算していただきたいと思います。

 

今回のまとめ

■複合機と専用機のコスト比較

設例

5人のオフィスで1人1日に白黒コピー10枚とカラーコピー5枚、FAXを1日40枚受信する事務所のケース

複合機

カラープリンタ

白黒プリンタ

FAX

カラーコピー40円/枚

トナー込15円/枚

トナー込3円/枚

トナー0.7円/枚

白黒コピー 7円/枚

小計)7,500円

小計)3,000円

小計)560円

白黒FAX 7円/枚

計)32,600円

計)11,060円

【複合機】

カラー 25枚×40円×20日=20,000円

白黒  50枚× 7円×20日=7,000円

FAX 40枚× 7円×20日=5,600円    計 32,600円

【専用機】

カラー 25枚×15円×20日=7,500円

白黒  50枚× 3円=20日=3,000円

FAX 40枚×0.7円×20日=560円     計 11,060円

●検証結果 : 約3分の1のコストでコピーとFAXができることになります。

 

■リサイクルトナー価格比較表(単位:円)

メーカー名

カートリッジ名

定価

トナー

取扱業者

トナー

取扱業者

トナー

取扱業者

トナー

取扱業者

トナー

取扱業者

トナー

取扱業者

C社

EP-○○

42,000

9,975

5,670

4,725

4,725

5,400

5,775

EP-△△

10,290

6,982

4,625

3,990

3,990

4,600

4,725

EP-□□

37,800

8,279

5,670

5,733

5,900

5,985

E社

LPA3○○○

31,500

10,374

6,510

5,922

6,000

6,510

B社

TN-○○○

13,650

7,980

5,670

4,560

5,670

5,500

5,775

Z社

CT350○○

31,500

13,965

9,957

8,190

9,765

8,000

N社

PR-L36○○

42,000

15,960

12,600

8,400

9,135

12,800

P社

DE-○○

39,900

6,930

9,450

9,200

12,915

F社

LB○○

4,200

15,750

3,470

12,600

最近ではリサイクルトナーを取り扱っている販売業者が多く、

価格差も大きいので、比較表を作成して検討する価値は大いにあります。

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