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経理業務の合理化を実現する方法とは?

経理業務を合理化したい。でも、どうやってすればいいのかわからない。

そんなお悩みに応えるために、従業員50〜100人規模の中堅企業を対象として、

経理業務の合理化についてまとめてみました。

経営幹部の方や経理業務の担当者が、日々の業務をすばやく確実に行うためのノウハウや、

部内・社内の人々とよりよいコミュニケーションを築いていくコツを、ご紹介していきます。

改善効果がすぐに出る、経理作業の効率化。

経理業務は、やり方しだいで大きく合理化することができます。経理業務に関する調査を行った結果、経理担当者の業務時間は80%以上がルーチン作業だということがわかりました。つまり、経理業務は定型化された業務を反復して行うものなのです。

(1)経理業務の性質

会社が企業活動を行う上での経理業務は、時期にわけて下記のように整理できます。

日 次

●経費精算          ●1日の終わりに金庫の現金を確認

●現金の出し入れ       ●出納簿と現金有高の照合

●伝票や帳簿への記録

月 次

●支払日に預金残高確認    ●1カ月分の売上や仕入を計上

●振込や手形・小切手の振出  ●振替伝票の起票・月次試算表を作成

年 次

●在庫の計上         ●決算のまとめ

●減価償却、引当金などの計算

つまり、経理業務とは、発生した取引の結果に対する手続や記録・集計といった作業のこと。支払業務を除けば、社外との取引は発生しないため、仕事の納期についての緊急性はほとんどありません。会社の業績に直接影響を与える仕事でもないため、経理部の機能が1日ストップしてしまっても大きな問題になることはないでしょう。

(2)ルーチン作業は合理化しやすい

今まで、経理業務の効率が問題になることはほとんどありませんでした。しかし、今後は積極的に効率アップを図っていく必要があります。業務上の緊急度や社外への影響度が低いということは、やり方を変更しても問題が生じるリスクが小さいということ。だからこそ、実はもっとも改善しやすい業務なのです。また、経理作業は、定型化された業務が多いため、作業の標準化がとてもしやすく、やり方の改善が生産性の向上にもつながります。

経理業務ルーチン作業

経理業務合理化の秘訣「ECRSの原則」。

さらに、経理業務の合理化には「ECRS」という原則があります。「工程、作業、動作をなくすことができないか(Eliminate)」「一緒にできないか(Combine)」「順序を変更できないか(Rearrange)」「単純化できないか(Simplify)」という観点から見直していくというものです。これらは、5W1Hなどと同様に業務全体を見直し、問題点を見いだす際の手がかりとなってくれます。

経理業務合理化へのポイント

経理業務の合理化をするにあたり、いくつかの問題点もあります。それは、次に挙げる3つの常識が、未だに残っている会社が多くあるということです。

【常識①】立替経費は小口現金で精算する【常識②】伝票・帳簿は毎日つける

【常識③】簿記の知識のある経理社員は絶対に必要である

これら3つの常識が、経理業務の前提条件として経営者と経理担当者の頭の中に疑う余地なく存在し続けてきたために、今まで同じやり方が繰り返されてきてしまったのです。したがって、3つの常識を打ち破り、次の図のように、これらを改めることで経理業務の合理化を図ることができます。

経理業務の常識

キャッシュレス会計にする。

小口現金をやめない理由は、単に金額が小さいからというだけにすぎません。しかし、小口現金でも盗難・紛失の事故や、数え間違いなどは頻繁に起こっており、現金の出し入れや残高の確認作業にも必要以上の手間がかかっています。長く続く習慣は、容易に改められるものではありませんが、小口現金では事故が起きても大きな損失にはならないため、何もしなければまだまだ続くことでしょう。一足先に大企業では、数年前からキャッシュレス化が定着していますが、中小企業も現金残高確認などの作業に手間と時間をかけてはいられません。小口現金用の手さげ金庫は廃止するといった取り組みが必要でしょう。

今回のまとめ

■ECRSの原則

排 除(Eliminate) 非付加価値的活動を排除する。無くせないか?
統 合(Combine) 2つのステップを統合することにより片付け作業と準備作業を1つずつ消去できる。一緒にできないか?
順序の変更(Rearrange) ステップの機械化等他のやり方に変えられないか?順序の変更はできないか?
単純化(Simplify) 必要な作業を統合する。単純化できないか?

 

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