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キャッシュレスにすると、生産性がアップするってホント!?

小口現金の危険性とキャッシュレス会計の必要性については、

「経理業務の合理化を実現する方法とは?」でご紹介しました。

現金があるだけで、現金の出し入れをする担当者を置かなくてはならないなど、

現金の出し入れや残高の確認作業に必要以上の手間がかかってしまいます。

今回は、さらに一歩踏み込んで、キャッシュレス化がもたらす

業務における生産性向上の可能性についてお話しいたします。

小口現金を、廃止しましょう。

1日の業務終了時には、金庫の中の現金を数えて、金種別に記録します。

さらに、経費精算の際には、金庫にいつも釣り銭があるとは限りません。

釣り銭をあらかじめ準備したり、

足りない場合には自分の財布から釣り銭を出すようなケースも。

また、金庫内の現金と出納帳残高が合っていない場合には、

まず疑われるのは金庫担当社員です。

盗難や数え間違いなどのたびに、疑惑の目を向けられることもあります。

小口現金があると便利なようですが、それを管理するとわずらわしい仕事が

生じてくるわけです。

経費精算のコストを考えましょう。

経費精算作業のコストはどれくらいかかっているのでしょうか。

実際の業務を例に挙げ、コストがどれくらいかかっているかを計算してみましょう。

たとえば、経理担当者が100円のボールペン代を精算するのに5分間かかった場合、

約200円のコストがかかってしまっていることをご存知でしょうか?

これでは、ボールペンを300円で買っているようなものですよね。

経費精算は、ルールを決めましょう。

経費の集計作業のルールは、経理担当者が決め、

下図のように用紙を指定して社員各自で作業してもらいます。

まずは、1カ月分の領収書を取引内容ごとに分類。そして、

交通費や交際費など支払日、勘定科目、支払相手先、支払金額、取引内容をまとめます。

勘定科目ごとにそれぞれ集計し、合計を記入。書き終わった領収書は

すべてこの用紙の裏に貼ってもらいます。

様式だけ決めて、表計算ソフトを使うか、あるいは手で書くかは各自にまかせましょう。

締め日と提出期限を決めて実践してもらうのです。

旅費精算申請書

立替経費は、給料とあわせて銀行振込にしましょう。

現金は、社内にあるだけで、管理に大変な時間とコストがかかります。

小口現金を残したまま、経費精算を1カ月に1度行うことにすると、

精算日には、まとまった金額を銀行から引き出さなければなりません。

これでは、改善の効果が薄らいでしまいます。効果的な改善方法は、下記のとおりです。

①給料とあわせて振り込む

経費精算の都度、銀行振込をしていたら振込の準備や承認などの手間が面倒で、

小口現金で精算していたのと変わらなくなってしまいます。

そこで、給料と一緒に振り込む方法が有効。給料振込はほとんどの会社で行われており、

そこに立替経費をプラスするだけで、支払いに関して新たな作業は発生しません。

これで、毎日の経費精算が毎月決まった日に集中して処理でき、

なおかつ管理が面倒だった小口現金を廃止することができるようになるのです。

立替経費を給料とあわせて銀行振込で扱うようにすることで、

まさに一石二鳥の効果があるのです。

②給料明細に項目を追加

社員には、給料と一緒に立替経費が振り込まれることになるので、

わかるように区分して表示する必要があります。

したがって、給料明細の支給欄に「立替経費」という項目を1つ追加します。

この立替経費は、当然、社員個人の税金や社会保険の対象にはなりませんので、

非課税項目として集計してください。

今回のまとめ

■経費精算のコストの計算

●経理担当者の人件費(給料、賞与、社会保険)を時給に換算する

480万円(年間人件費) ÷ 12カ月 ÷ 154時間(1ケ月の労働時間)= 2,597円(時給)

 

●100円のボールペン代の精算を5分かけて行った場合

(現金支払、出納帳、領収書整理等)

2,590円(時給) ÷ 60分 × 5分 = 216円

※ボールペン1本にかかるコスト:100円 + 216円 = 316円

●小口経費精算を1日30分行った場合の年間コスト

0.5時間 × 22日 × 2,597円(時給) × 12カ月= 34万2,804円(年間)

 

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