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今日から始められる!現状分析で業務改善する3つの方法

日々の業務において「改善」して行こうとする気持ちは非常に大切だと思います。そのためには、現状を知る、すなわち現状分析が必要だと思います。

「会社のあんな無駄やこんな無駄を改善させたいけど、何から始めれば良いのだろうか?」と悩んでいるという方はぜひご一読下さい。

 

1何を改善したいのか

ただ単に「改善」と言われても、どこの何の部分を改善すべきなのか分かりませんよね。改善のためには「課題の発見」が第一です。やみくもに動いていると余計な業務を増やしてしまうだけです。業務は「モノ」「コト」「ヒト」から成り立っているので、この3つを対象にして、改善点がないかを整理します。

モノ改善 ・作業方法・設備の稼働状況

・仕事の段取り

・作業者設備レイアウト

・仕事の工程

・ワークフロー図

コト改善 ・体制・ルール

・手順

・プロジェクト

・企画

・開発

ヒト改善 ・既成疑念・不文律

・価値観

・熱意

・想い

・感度

 

2改善テーマの設定

「もっと効率の良い方法はないか」と気付くことが業務改善のきっかけとなりますが、業務改善の着眼点としては、まず以下の3点が挙げられます。

 

無駄な会議

無駄な会議を少しでも減らすためには、会議の目的を明確にすることです。

連絡報告(朝礼、定例会議) ・時間を短くする・他の手段で代替する

・定型化する

意見調整(部門間調整会議) ・事前に課題を明らかにする・調整役を議長とする

・責任者が必ず参加する

意思決定(取締役会、役員会) ・事前に議題と資料を配布する・意思決定事項を明文化する

・意思決定者が参加する

問題解決(対策会議、研究会議) ・集中できる時間を設定する・検討メンバーと人数を厳選する

・頻度を多く実施する

 

文書整理

社内文書の管理を改善するためには以下の4つに着目してはいかがでしょうか?

廃止する ・価値の低い文書を廃止する・他の既存資料で代替する

・メモや口頭で済ませる

削減する ・配布回数を少なくする・配布先を絞り込む

・枚数を減らす

標準化する ・フォーマットを統一する・記号化して記述を減らす

・不要な記入欄を減らす

短時間で作成する ・情報発生の都度その場で作成する・ポイントだけを端的に記す

 

コストダウン

コストダウンとは、会社の事業活動から「ムリ」「ムダ」「ムラ」をなくし、収益に結び付ける状態を作り上げることを言います。そのために以下の項目に着目し、コストダウンを目指しましょう。

仕事そのものをなくす ・思いつきで始まった業務・一部のミスを恐れて始まった業務
標準化する ・属人的な業務は誰絵も出来るように標準化する・ミスや例外が起きないように標準化する
ロスタイムをなくす ・人が遊ばない業部分担・機械が遊ばない作業工程
仕事の速度を速める ・ミスや例外を起こさない・フル稼働の状態を標準化する
同品質でできるだけ安く ・必要な品質を保つ・同品質となるならば代替品も検討する

 

今回のまとめ

今回は現状分析するための方法についてお話してきました。まずは何を改善したいのか、「モノ」「コト」「ヒト」の3つに分類して1つずつ考えてみましょう。

改善テーマ設定の着眼点としては、会議、文書管理、コストダウンの3つをご紹介しました。これらの他にも改善すべき点はいくつもあると思いますが、この3つが最も無駄な業務として上がるのではないでしょうか?それぞれの無駄を改善できるよう取り組んでみて下さい。

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