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仕事ができる人が徹底しているたった10個の行動習慣

1日の時間は24時間と決められており、時間は有限です。限られた時間をどのように過ごすのかで充実感や満足感も変わりますよね。1日のうちで最も多くの時間を費やす仕事では、効率よく仕事をこなすことが重要になってきます。

しかし、上手に仕事を回せていないという人も多いのではないでしょうか?

確かに、効率よく仕事をこなすのは難しいことです。しかしちょっとした工夫があれば今よりも格段に効率よくタスクに取り組むことが出来るのです。

今回は仕事ができる人が徹底しているたった10個の行動習慣をお話します。

 

仕事の開始時間を早める

仕事の開始時間を早める

最近は「朝活」といって朝の時間を有効活用している人も多いように、午前中は最も仕事に集中できる時間帯です。始業前に出社することで、電話や打ち合わせなどで邪魔されることなく、案件のことだけを考えて取り組むことが出来ます。

また、同僚や先輩が到着した頃には、まとまった仕事を終えることもでき、充実感を得られるのではないかと思います。朝の時間帯に「頭を使う」仕事を行うと、日頃よりも効率的に仕事を進めることができます。

 

ToDoリストを活用する

ToDoリストを活用する

「今日やらなければならないタスク」「やりたいこと」を洗い出してリストに記載します。ToDoリスト作成のポイントは、優先順位を決めることです。緊急度の高い仕事を最優先に取り組むためにも、ToDoリストは最適です。今まで曖昧だった1日の仕事の流れが見える化するので、段取りよく仕事を進めることが出来るようになります。

 

時間を区切る

ToDoリストを活用する

1つの案件にかける時間は、長いよりも短い方が効率的です。いつまでも1つの案件に時間をかけていると一向に仕事がはかどりませんので、時間制限を設けて、「それまでにこの案件を片付ける!」といった風に取り組む方が格段にスムーズとなります。

 

仕事を阻害するものはまとめて行う

電話 メール

メール、電話、取引先への連絡など、本来の仕事とは別の仕事がありますよね。これらは時間を決めてまとめて行うことで、時間を無駄にせず、効率よく本来の仕事を回すことが出来ます。

しかし、メールの返信は早いに越したことはありませんので、1時間おきに確認するなどにし、10分以内に返信することを心掛けましょう。

 

メール・電話は最小限にする

電話 メール

メールや電話は、多くの時間を奪いますので、必要なことだけを簡潔にまとめることを徹底的に意識します。親しいクライアントとの電話は、つい長電話になることがあるかも知れませんが、用件を伝えたら電話を切ることを心掛けましょう。

 

会議の時間を短くする

会議 

会議や打ち合わせが重なると本来の仕事に使える時間が減ってしまいますよね。そこで、可能であれば会議の時間を短く設定します。会議を行う際には、あらかじめ資料を印刷し、机の上に置いておくようにします。共有するデータがある場合には、事前に送付し、会議までに目を通しておいてもらうように心がけます。

こういった小さな作業だけでも会議時間を短くすることが出来ますので、作業時間を増やすためにも取り組んで頂きたいと思います。

 

自動化する

自動化

これまでアナログで行っていたことを自動化するだけで時間確保につながります。例えばスケジュールをパソコンで管理する、テキストの入力補助機能や、ショートカットキーを使うだけでもスムーズに仕事を進めることが出来ます。

小さな事かも知れませんが、その小さなことを積み重ねることで効率よく時間を使うことが出来ますので、自動化に取り組んでみると良いのではないでしょうか?

 

電子化する

電子化

会社で必要なものを電子化すると時間節約に繋がりますし、会社にとっても効率良くなります。資料をパソコンで共有するだけでも、印刷せずに済みますし、全員に送るだけでOKですので楽ですよね。紙に書くと、どこに置いたか分からなくなることも多いですが、PCに保存しておくと、欲しい情報を欲しい時に手に入れることが出来ます。

 

身の回りを整える

整理整頓

机のまわりが散らかっているビジネスマンも多いのではないでしょうか?出社時、退社時、長時間離席する時には机の上を片付けます。そうすることで、頭の切り替えも出来ますし、すがすがしい気持ちで仕事を再開することが出来ます。ファイリングや引出しを活用して、上手に収納できると良いですね。

 

10リセットする

オフィス

長時間デスクに向かって仕事をしていると集中力が切れてきますよね。「集中が切れたな」と思ったらお茶やコーヒーを飲む、散歩するなどリセットしてみましょう。オフィス内で軽くストレッチする、たばこを吸いに行くなども良いですね。一般的には集中できる限度は2時間だと言われていますので、この時間を目安に自分なりのリセット方法で仕事の効率を上げましょう。

 

今回のまとめ

ひとりひとりの時間は有限で24時間は平等に与えられています。そのなかで質の高い仕事をこなす人とそうでない人、充実したプライベートを過ごす人とそうでない人はいったい何が違うのか、仕事ができる人が徹底して行っている10個の行動習慣についてお話してきました。

今回お話した10個の行動習慣だけで仕事上手になれますし、仕事に雁字搦めになることなく、充実した時間を過ごせるようになると思います。

1 仕事の開始時間を早める
2 ToDoリストを活用する
3 時間を区切る
4 仕事を阻害するものはまとめて行う
5 メール・電話は最小限にする
6 会議の時間を短くする
7 自動化する
8 電子化する
9 身の回りを整える
10 リセットする

 

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