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社員の意識を変えて業務改善を!すぐに実践できる4つのステップ

リーマンショックによって経済が急激に落ち込み、日本企業は一斉にコスト削減へと走りましたよね。「コスト○%カット」や「ボーナス○%カット」という緊急避難的な措置が取られました。当時はそんな一時的なコスト削減でしたが、持続的な競争力を強化するために業務改善に取り組もうとしている企業が増えています。低コストであることはもちろん、競争力を強化するためには、業務品質の向上やスピードアップが必要とされ、それを実現することが業務改善です。今回は、中小企業の社長や部長が、社員に実践してもらうための業務改善の方法についてお話していきたいと思います。

 

業務改善の「業務」とは?

業務改善の「業務」とは、自社にある資源を顧客にとって価値あるものに変換する活動と言えます。「顧客にとって価値のあるもの」とは、それに対してお金を支払ってくれるものであり、自動車やパソコンなどの「モノ」である場合もあれば、修理や相談などの「サービス」の場合もあります。また、株価や賃貸物件などの「情報」の場合もあります。

企業は、ヒト・モノ・カネという資本を投下して自社資源を顧客にとって価値のあるものに変換する業務を行っているのです。例えば、自動車メーカーの開発部門の「業務」は、過去に製造した自動車や顧客の潜在的なニーズという情報(自社の資源)を、新しい自動車の設計図という形(顧客にとって価値のあるもの)に変換する活動、ということができます。同様に、課、担当者個人という、さらに小さな単位で業務をとらえることができます。

 

業務改善の「改善」で何を改善する?

業務改善の「改善」とは、資源を価値あるものに変換する活動において、品質・費用・時間をより良い状態を作りだすことと言えます。ある特定の業務に関して、品質向上(クオリティアップ)、費用逓減(コストダウン)、納期短縮(スピードアップ)のいずれか、または2つ以上を実現することが「改善」だとなるのです。

●業務改善の3つの視点

1 品質向上(クオリティアップ)
2 費用低減(コストダウン)
3 納期短縮(スピードアップ)

 

業務改善4つのステップ

業務改善は以下の4つのステップで行います。

1.現状分析 現在どのようなことを行っているのかを明らかにします。そして何に問題があるのかを明確にし、改善目標を設定します。
2.改善策立案 現状分析で明らかになった問題点の改善策を検討します。改善策の中から有効性や実現性を検討し、導入する改善策を決定します。
3.改善策導入 実際の現場で改善策を導入し、導入した改善策に問題がないかどうかをチェックします。
4.評価・再見直し 導入した改善策の有効性を一定期間で評価し、変更すべき業務プロセスなどを再度見直していきます。

 

今回のまとめ

今回は、業務改善についてお話してきました。業務改善の「業務」とは、自社にある資源を顧客にとって価値あるものに変換する活動のことを言い、「改善」とは、資源を価値あるものに変換する活動において、品質・費用・時間をより良い状態を作りだすことを言います。業務改善は品質向上、費用低減、納期短縮によって実現されます。そして業務改善は、現状分析、改善策の立案、改善策の導入、評価・再見直しの4つのステップで行われるのです。

 

最後に

コスト削減のためには芦屋会計事務所がお手伝いいたします!今なら無料の小冊子をお渡していますので、ぜひ一度見積請求をご検討下さい。

 

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